首先要了解意图。

写作之前，撰写者需要弄清楚这篇写作文案的意图，包括弄清楚为什么写，写给谁，写什么等问题。

文案的意图，有的时候是因为工作的需要，例如某会议公司主办的会议需要商请一些相关行业协会给予支持；有的时候因为是上级需要，如某展览公司的董事长要求公司的市场部提供华南地区可购并展会项目的调查报告；有的时候是因为公关需要，如某展馆在某展会期间发生了人身安全事故，虽然展馆不是主要责任单位，但因被媒体报道牵涉其中，需要发布新闻稿以正视听。无论因何种需要而写作文案，撰写者都应该弄清楚写作的意图。如意图不清就开笔写稿，只会耽误工夫，而且难有成效。

其次要掌握情况。

无论是了解文案写作意图的当事人，还是受命写作文案的撰写者，在写作前都需要掌握相关情况。对于前者，虽然清楚写作文案的意图，但仍需要深入了解情况，尤其要了解自己尚不掌握的一些重要情况；对于后者，更需要全面了解情况，还须善于从了解的情况中把握写作文案的意图。如果对情况缺乏全面深入的了解，即便知晓写作文案的意图，写起来也不会顺手，有时候还会因为误判而影响文案的表达。

第三要选择文种、体例。

会展文案的种类包括请示、报告、方案、计划、合同、函、通知、纪要、简介、说明、指引等。不同种类的文案，在格式、规范、表达方式上各不相同。

开笔之前，撰写者必须要选择文案的种类及其体例。

会展文案种类的选择，应根据文案的意图，尤其要满足主送对象的需求。如，针对上级需求的文案即上行文案，选择的文案种类一般是请示、报告、方案或函；针对平行单位需求的文案即平行文案，选择的文案种类一般是函、合同或纪要；针对下级单位需求的文案即下行文案，选择的文案种类一般是通知、函或说明（指引）。确定文案是上行、平行还是下行，都是从产生文案的一方来加以判断的。文案的撰写者属于产生文案的一方，其判断能力起重要作用。

文案的体例，包括文案的格式、规范、表达方式等要素。对于撰写者，掌握体例与选择文案的种类同样重要。种类合适但体例不对的文案，到头来还是不能实现写作文案的意图。

第四要认真写作。

无论是一般性文案，还是重要的文案，无论是简短的文案，还是篇幅较大的文案，无论是本职工作中的常规文案，还是上级布置写作的文案，无论是公文性、商业性文案，还是新闻稿，撰写者都应认真对待，力争写好。

古语有云，文如其人。写作态度是否认真，在一定程度上可以反映撰写者的品性。

第五要乐于修改。

俗话说，文章不是写好的，而是改好的。

好的会展文案，大多是在反复修改中获得的。

在文案成稿后，撰写者要主动听取其他人意见（包括上级或主送对象的意见），再行修改完善。还有一种情况是，因撰写者能力不够或其他原因，由其上级或写作水平更高的人对文案进行修改（有时候，重写也是修改）。因此，文案在修改中数易其稿，是常见的事情。

总之，文案的写作过程，就是思维的过程、调研的过程，沟通的过程，还是反复修改的过程。